У попередній статті Альона Золенко, Business Analyst в NIX, поділилась основними прийомами та інструментами фасилітації для бізнес-аналітиків. Переходимо до практики. Час розібрати поширені ситуації в IT-проєктах та варіанти їх вирішення.

А наприкінці статті — бонус! Декілька секретів для вдалої фасилітації команд.

Ситуація 1: “От ти й скажи, як правильно!”

Уявіть, що під час зустрічі учасник у питанні апелює до вас як до експерта. Логіка проста: ти нас тут зібрав, ось і розкажи, як правильно! Але далеко не кожен фахівець із фасилітації коректно реагує на такі звернення.

Пам’ятайте: такі питання виникають у разі нерозуміння фасилітаційного процесу. Тож фасилітатор має ще раз пояснити мету зустрічі та описати свою роль і зону відповідальності. Він не є учасником обговорення, а лише допомагає іншим самостійно знайти відповіді на основі їх досвіду, знань та вмінь. Цей крок дозволить повернути фокус зустрічі, а учасників — до процесу.

Фасилітатор може й не бути експертом у питанні, яке виноситься на обговорення. Та якщо ви частина команди, то, звичайно, можете вийти з цієї ролі на хвилинку та запропонувати свою ідею. Проте для цього ви маєте бути єдиною людиною на зустрічі, яка володіє контекстом питання. Я в такому випадку рекомендую передати роль фасилітатора іншій людині. Експертам краще брати повноцінну участь в обговоренні їх профільної теми.

Ситуація 2: У відповідь — тиша

Ви поставили питання групі, але всі мовчать. Паузи не є проблемою, це нормально. Тут у вас декілька варіантів дій. Перший: звернутися до якоїсь конкретної людини. Це цілком робочий варіант, але можна поставити фахівця в скрутне становище, якщо у нього немає жодних ідей для відповіді. Другий шлях: перепитати у групи, що незрозуміло, або переформулювати запитання.

Зважайте на створення безпечного простору для обміну думками та ідеями. Можливо, люди втратили почуття рівноваги чи довіри і не хочуть висловлюватися. Або на проєкті в принципі мало активних. Спробуйте об’єднати людей у невеликі групи для обговорення питання. Практика доводить: у таких ситуаціях вони стають більш відкритими, і процес обговорення стає комфортнішим для них та ефективним.

Не намагайтесь самі відповісти на запитання, яке не отримало відгуку. Ви — не експерт, ви — фасилітатор. Намагайтеся уникати своєї участі в обговоренні на тему сесії. У відповідь на тишу можна, наприклад, порахувати до 10 і швидко перейти до іншого прийому.

Ситуація 3: Як уникнути конфлікту

Часто під час обговорення спірного питання учасники починають активно сперечатися, і це у всіх на очах переходить у серйозний конфлікт. Фасилітатор має миттєво реагувати на подібний розвиток подій та діяти на упередження. Перший крок — звернути увагу учасників, що ситуація виходить за рамки коректного робочого процесу. Ви маєте нагадати всім, що вони повинні зберігати спокій та повагу до думок інших учасників.

Далі застосуйте техніки зниження напруги. Це може бути пропозиція зробити глибокі вдих та видих або, наприклад, оголосити перерву на кілька хвилин, аби всі змогли відволіктися від конфлікту. Також можна попросити учасників запропонувати шляхи виходу із суперечливої ситуації. Але з останнім прийомом слід бути обережними, адже він не завжди працює.

7 секретів фасилітації, про які варто знати бізнес-аналітику

Фасилітатор схожий на диригента. Всі його дії — задля того, аби “оркестр” виконував задачу ефективно. Насамперед цей фахівець має бути щирим та відвертим, підтримувати позитивну атмосферу, довіряти команді. Та це не єдиний секрет успішної фасилітації…

1. Рішення мають формувати ті люди, на яких вони впливають. Це головний секрет фасилітації як такої. Тільки так досягаються справді ефективні результати. Адже саме ці люди повністю розуміються на проблемі та приймають активну участь в її вирішенні.
2. Ви повинні зберігати нейтралітет та завойовувати довіру колег. Фасилітація зустрічей — велика відповідальність. Ви маєте допомогти людям прийти до поставленої мети та уникнути труднощів у процесі реалізації рішень. Неправильно було б віддавати комусь перевагу чи нав’язувати своє бачення. Ви тут виступаєте ніби психолог та коуч.
3. Створювати оптимальний для дискусії клімат. Фасилітатор спрямовує зусилля на підтримку, а в ідеалі — на зростання синергії групи. Якщо в команді багато закритих у собі людей, ви маєте знайти прийоми, які допоможуть їм почати довіряти колегам більше, стати відкритими до обміну думками.
4. Використовувати візуалізацію. Не дарма кажуть: краще один раз побачити, аніж сто разів переказати. Більшість людей краще сприймають інформацію з візуальними доповненнями. Тож використовуйте допоміжні матеріали не лише для презентацій, а й будь-яких інших цілей. За бажанням буде-яке типове обговорення можна перетворити на захоплююче дійство з інтерактивом. А це вже додатковий плюс до активного залучення учасників.
5. Мотивувати ділитися думками. Кожен присутній на сесії має відчувати свій внесок у процес. Це допомагає підтримувати енергію групи на потрібному рівні. Найпростіший прийом я згадувала вище — об’єднувати учасників у невеликі групи, де їм буде легше висловити думку. Так само ефективно працює метод швидкого голосування.
6. Спрямовувати людей за допомогою відкритих питань. Уникайте запитань, на які можна відповісти лише «так» або «ні», бо це не дасть результату. Це закрите запитання. «Чи знаєте ви техніки фасилітації? – Так, знаю». І все, обговорення завершилось. А ось приклад відкритого питання: «Які техніки фасилітації ефективні й чому? – Це такі-то техніки, вони мені подобаються тим-то і тим-то». Ось і маємо стимул для подальшого обговорення. На цьому етапі можуть приєднатися й інші учасники.
7. Ставте в обговоренні логічну крапку. Просто зупиняйте дискусію. Це може здатися дивною порадою, адже вся стаття присвячена стимулюванню комунікації в команді. Але ви маєте слідкувати й за тим, щоб колеги не застрягли на якомусь питанні. Якщо вони ходять по колу, саме ви повинні звернути на це увагу. Спитайте, чи готові учасники прийняти рішення або краще повернутися до питання пізніше. Так ви допоможете всім не втрачати фокус.

Моя головна порада всім, хто цікавиться фасилітацією: не зупиняйтесь у власному розвитку. Опановуйте і практикуйте нові прийоми. За потреби звертайтесь до досвідчених колег. Так ви можете зробити командну роботу значно продуктивнішою. В цьому вам допоможе вміння обирати та поєднувати різні техніки та інструменти фасилітаційних сесій.