Інструменти для керування вимогами у проєкті: аналіз переваг та недоліків 

20 Липня 2023

Уявіть: у вас є десятки клієнтських вимог, і всі їх треба реалізувати на проєкті з максимальною точністю. Це типове завдання для бізнес-аналітика. 

З чого почати? Знайти свій ідеальний інструмент для керування вимогами.. Задача непроста, тож радимо скористатися напрацюваннями нашої експертки — Анни-Марії Чміль, Business Analyst у NIX. 

Затвердження вимог — ключовий етап в аналізі циклу розробки  

На цьому етапі всі учасники проекту переглядають і підтверджують, що вимоги до майбутньої розробки визначені коректно. Важливо не торкатися реалізації відразу після розмови зі замовником та дотримуватися послідовності. Спочатку необхідно отримати підтвердження на вимоги та дизайн, а лише після цього розпочинати роботу з бізнес-аналізу або виконання рішення.

Затвердження вимог має кілька переваг, зокрема:

  • Запобігання помилкам, що позитивно позначається на темпах розробки і знижує витрати на виправлення.
  • Отримання фідбеку. Затверджені вимоги допомагають зрозуміти, що проект рухається у правильному напрямку, відповідно до бізнес-цілей і поставлених завдань.
  • Керування очікуваннями клієнта. Вимоги можуть розходитися у різних стейкхолдерів, і процес їх затвердження допомагає узгодити різні погляди і документувати спільну згоду.
  • Оцінка власних навичок. Часті зміни вимог на проєкті сприяють набуттю досвіду і дозволяють проаналізувати, які навички розвивати для успішної реалізації завдань.

BA-інструменти для керування вимогами

Існує безліч способів, як бізнес-аналітику зафіксувати затверджені рішення. Так, на одному з проєктів ми забезпечували клієнта доступом до Confluence, де він безпосередньо затверджував вимоги. В іншому випадку, ми експортували певні сторінки з Confluence у форматі PDF та надсилали їх замовнику поштою.

Також важливо зазначити про різноманітне програмне забезпечення для керування проєктами, такяк Trello, ClickUp, Asana тощо. Розглянемо недоліки і переваги кожного з них. 

Інструменти для керування вимогами у проєкті: аналіз переваг та недоліків Інструменти для керування вимогами у проєкті: аналіз переваг та недоліків Інструменти для керування вимогами у проєкті: аналіз переваг та недоліків Інструменти для керування вимогами у проєкті: аналіз переваг та недоліків 

Як обрати ідеальний інструмент для керування вимогами? 

Бізнес-аналітик може використовувати різні інструменти на різних проєктах. При виборі найбільш підходящого з них слід керуватися наступними факторами:

  • Адаптація до уподобань клієнта. Різні замовники можуть вже мати певні інструменти у використанні, наприклад, Trello. Хоча цей інструмент може не зручний для вас особисто, стане цікавим дізнатися, чому клієнт обрав саме його. Можливо, він не знає про можливості інших, більш оптимальних систем. Таким чином, ви можете показати переваги різних інструментів і спільно обрати той, який буде зручним для обох сторін.
  • Врахування особистості клієнта. Кожен замовник має свою унікальну особливість. Хтось швидко реагує на ваші звернення, а хтось може бути менш активним у спілкуванні. Залежно від цього, вам можуть знадобитися різні підходи до затвердження вимог. Наприклад, я зіткнулася зі ситуацією, коли клієнт рідко перевіряв накопичені десятки вимог. Тоді я вирішила використовувати Google Sheets, де відслідковувала нагальні вимоги і регулярно нагадувала клієнту про них. Це дозволило нам прискорити процес затвердження.
  • Оцінка обсягу проєкту: Важливо не ускладнювати собі, команді та замовнику життя. Для невеликих проєктів розумно обрати простіші тулзи. Не варто витрачати багато часу на вивчення та впровадження складних інструментів, якщо сам проєкт є невеликим і короткотривалим. Вибір простіших і ефективних інструментів допоможе зосередитися на самій роботі та підвищить продуктивність всього процесу.